ما معنى تسطيح PDF؟ ومتى تحتاج إلى تثبيت إجابات النموذج

وصلك نموذج بي دي اف قابل للتعبئة من جامعة أو جهة عمل، فعبّأته وحفظته. ثم طُلب منك أن ترسله «مسطّحًا» أو «مثبّتًا» أو «غير قابل للتعديل». أو ربما أرسلته فعلًا، فأخبرك المستلم أن الخانات تظهر عنده فارغة، أو أن الحروف العربية فيها متقطعة.

المصطلح يبدو تقنيًا، لكن فكرته بسيطة. في هذا الدليل نشرح ما يعنيه تسطيح الملف أو تثبيته، ومتى يفيدك ومتى لا تحتاج إليه، وكيف تفعله مجانًا من متصفحك، وما الذي لا يفعله التسطيح حتى لا تعتمد عليه في غير موضعه.

الإجابات في طبقة، والصفحة في طبقة أخرى

النموذج القابل للتعبئة يتكوّن من شيئين: الصفحة نفسها بما فيها من نصوص وخطوط وشعارات، وفوقها حقول منفصلة تُكتب فيها الإجابات: خانات نصية، ومربعات تأشير، وقوائم اختيار.

تخيّل ورقة مطبوعة وفوقها ورقة شفافة كتبت إجاباتك عليها. البرنامج الذي يفتح الملف هو من يضع الورقة الشفافة فوق الصفحة ويرسم ما فيها. والتسطيح، ويُسمّى أيضًا التثبيت، يعني أن تُنقل الكتابة من الورقة الشفافة إلى الصفحة نفسها، ثم تُزال الورقة الشفافة. فتصبح الإجابات جزءًا من الصفحة كأنها طُبعت عليها.

والأمر نفسه ينطبق على التعليقات والتظليل والأسهم والملاحظات اللاصقة: فهي أيضًا طبقة فوق الصفحة، ويمكن تثبيتها فيها بالطريقة نفسها.

متى تحتاج إلى التثبيت

• حين يجب أن تظهر إجاباتك كما هي عند كل شخص. بعض البرامج، خاصة على الجوال، لا تعرض الحقول كما ينبغي، أو تعيد رسمها بخط آخر فتتفكك الحروف العربية أو ينقلب ترتيب السطر. بعد التثبيت تصبح الإجابات جزءًا من الصفحة، فتظهر بالشكل نفسه في كل برنامج وعند الطباعة.
• حين لا تريد أن تُغيَّر الإجابات بسهولة. الحقل يمكن لأي شخص أن يضغط عليه ويكتب فيه أو يمسحه. أما بعد التثبيت فلا توجد حقول يُكتب فيها.
• حين تطلب الجهة ذلك. بعض بوابات التقديم ترفض الملفات التي ما زالت فيها حقول، أو تطلب ملفًا «غير قابل للتعديل».
• قبل دمج النموذج مع ملفات أخرى. عند جمع عدة ملفات في ملف واحد قد تتوقف الحقول عن العمل، أما الإجابات المثبّتة فتنتقل كأي نص على الصفحة.

متى لا تحتاج إليه

• إن كنت ستعدّل إجاباتك لاحقًا. التثبيت لا رجعة فيه، فاحتفظ بنسخة غير مثبّتة، أو ثبّت في آخر خطوة فقط.
• إن طلبت الجهة النموذج قابلًا للتعبئة، لتقرأ الإجابات آليًا أو لتكمل هي بقية الخانات.
• إن كان في الملف توقيع رقمي معتمد. أي تغيير في الملف بعد هذا النوع من التوقيع يُظهره البرنامج على أنه تعديل بعد التوقيع، وقد يعرض التوقيع على أنه غير صالح. فالتثبيت يسبق التوقيع الرقمي، لا يأتي بعده.

طريقتان للتثبيت من المتصفح

إن كنت ستعبّئ النموذج الآن

1. افتح أداة تعبئة نموذج PDF واختر ملفك.
2. تظهر حقول النموذج مرتبة حسب صفحاتها. اكتب إجاباتك وأشّر على المربعات واختر من القوائم.
3. فعّل خيار اجعل الإجابات نهائية.
4. اضغط حفظ النموذج ثم نزّل ملفك.

وتُرسم الإجابات العربية بحروف متصلة وبترتيب القراءة الصحيح، والسطر الذي يجمع العربية بالأرقام أو بكلمات إنجليزية يبقى كل جزء منه في مكانه.

إن كان النموذج معبأً من قبل

1. افتح أداة منع تعديل ملف PDF واختر الملف المعبأ.
2. قرّر هل تريد تثبيت الملاحظات والتظليل أيضًا. إن تركت الخيار مفعّلًا، تصبح التعليقات والتظليل والرسومات والأختام جزءًا من الصفحة.
3. اترك خيار إبقاء الروابط قابلة للضغط مفعّلًا في الغالب. فالرابط ليس شيئًا مرسومًا على الصفحة، وتثبيته لا يفيد إلا في إزالته.
4. اضغط تثبيت الملف ثم نزّل ملفك.

تعرض لك الأداة بعد ذلك عدد الحقول والملاحظات التي أصبحت نهائية. وهي تحفظ الإجابات كما رسمها البرنامج الذي عبّأ النموذج، بدل إعادة كتابتها بخط آخر، ولهذا تبقى الحروف العربية سليمة.

وإن أردت إضافة تظليل أو ملاحظة قبل التثبيت، فاستخدم أولًا أداة التعليق على ملف PDF، ثم ثبّت الملف.

قبل أن ترسل الملف

بضع دقائق من المراجعة توفّر عليك إعادة الإرسال:

• افتح الملف المثبّت على جهازين إن أمكن، على الجوال والكمبيوتر مثلًا، وتأكد أن كل الإجابات ظاهرة في مكانها.
• كبّر الإجابات العربية وتأكد أن الحروف متصلة وأن الأرقام والكلمات الإنجليزية في مواضعها الصحيحة داخل السطر.
• راجع الخانات المطلوبة قبل التثبيت لا بعده. فالخانة التي تركتها فارغة ستختفي، ولن تستطيع الكتابة فيها بعد ذلك.
• احتفظ بنسختين: النموذج المعبأ غير المثبّت لتعديله لاحقًا إن احتجت، والنسخة المثبّتة للإرسال، وسمِّ كلًا منهما اسمًا واضحًا.
• راجع حجم الملف إن كان لموقع التقديم حد أقصى. وإن تجاوزه، فأداة ضغط ملف PDF تصغّر الصور داخل الملف وتعرض لك الحجم الحقيقي قبل التنزيل.

ما الذي لا يفعله التثبيت

من المهم ألا تعتمد على التثبيت في غير ما صُمّم له:

• ليس كلمة مرور ولا قفلًا. هو يمنع تغيير الإجابات في برامج قراءة PDF العادية، لكن من يملك محرر PDF يستطيع تعديل الصفحة نفسها، كما يستطيع أي شخص تعديل صورة. وإن أردت ألا يُفتح الملف إلا بكلمة مرور، فاستخدم أداة حماية ملف PDF بعد التثبيت.
• لا يثبت من كتب الإجابات أو متى. إن احتجت إلى ما يثبت أن الملف لم يتغير بعد إرساله، فهذا دور التوقيع الرقمي المعتمد، لا التثبيت. وتحقّق من الجهة المستلمة مما تقبله.
• لا يخفي المعلومات. الإجابات بعد التثبيت تبقى في الغالب نصًا يمكن تحديده ونسخه والبحث فيه. فإن كنت تريد حذف معلومة من الملف قبل مشاركته، فالتثبيت ليس الطريقة.
• لا رجعة فيه. لا توجد طريقة لإعادة الحقول بعد التثبيت، فاحتفظ دائمًا بملفك الأصلي.
• الحقل الفارغ يختفي. ما لم يُكتب فيه شيء لا يُرسم منه شيء، فتختفي الخانة الفارغة من الملف المثبّت.

أسئلة شائعة

هل التسطيح والتثبيت شيء واحد؟ نعم، هما اسمان للعملية نفسها، وتسمّيها البرامج الإنجليزية Flatten.

هل الخدمة مجانية؟ نعم. بلا تسجيل ولا حد يومي ولا علامة مائية على ملفك.

هل يُرفع ملفي إلى خادم؟ لا. يتم التثبيت داخل متصفحك على جهازك، ولا يُرسل الملف إلينا ولا إلى أي جهة أخرى. وهذا مهم في النماذج التي فيها بيانات شخصية.

كيف أعرف أن الملف ثُبّت فعلًا؟ افتحه واضغط على مواضع الخانات. إن لم يعد ممكنًا الكتابة فيها، فقد أصبحت الإجابات جزءًا من الصفحة.

هل يمكنني تثبيت ملف من الجوال؟ نعم، من Safari أو Chrome على الآيفون والأندرويد، بالخطوات نفسها.