التوقيع المرئي صورة لتوقيعك توضع على صفحة ملف PDF، أما التوقيع الإلكتروني المعتمد فبيانات مشفّرة داخل الملف مرتبطة بشهادة رقمية تصدرها جهة مرخّصة. الأول يُظهر توقيعك للعين، والثاني يسمح للبرنامج بالتحقق ممن وقّع وهل تغيّر الملف بعد التوقيع. وما تقبله الجهة المستلمة يختلف من بلد إلى بلد ومن جهة إلى أخرى، فاسألها دائمًا قبل أن توقّع.
قد يطلب منك المؤجر في جدة أن «توقّع العقد وترسله»، فترسم توقيعك على الملف وتنتهي في دقيقة. ثم تطلب منك شركة في القاهرة «توقيعًا إلكترونيًا» على عرض العمل، فلا تقبل الملف نفسه. الكلمة واحدة، لكن المقصود مختلف. يشرح هذا الدليل الفرق من الناحية التقنية فقط، ولا يحكم على الصحة القانونية لأي توقيع في أي بلد.
نوعان يحملان اسم «توقيع»
التوقيع المرئي صورة على الصفحة. ترسمه بإصبعك أو بالفأرة، أو تكتب اسمك بخط يشبه خط اليد، أو ترفع صورة لتوقيعك على ورقة بيضاء، ثم يوضع على الصفحة كما توضع أي صورة. يبدو مثل توقيعك لأنه نسخة منه. وهذا ما تطلبه معظم المعاملات اليومية: عقد إيجار بين طرفين، أو استمارة تسجيل في نادٍ، أو إقرار استلام.
التوقيع الإلكتروني المعتمد (ويُسمّى أحيانًا التوقيع الرقمي) ليس صورة، وإن ظهرت معه أحيانًا صورة أو اسم. هو بيانات تُحسب من محتوى الملف نفسه ومن شهادة رقمية تخص الموقّع، وتصدر هذه الشهادة جهة تتحقق من هويته أولًا. وتنظّم الدول هذه الجهات بقوانينها الخاصة. ففي مصر مثلًا تقول هيئة تنمية صناعة تكنولوجيا المعلومات (إيتيدا) إن التوقيع الإلكتروني يخضع لإشرافها بموجب القانون رقم 15 لسنة 2004، وتنشر أسماء مقدّمي خدمات التصديق المرخّص لهم (إيتيدا: التوقيع الإلكتروني). وفي السعودية يُنظَّم التوقيع الإلكتروني في نظام التعاملات الإلكترونية المنشور في منصة التشريعات الرسمية. ولكل قانون شروطه وتفاصيله، وهذا الدليل لا يشرحها ولا يحكم بها.
ولا تُستعمل المصطلحات بطريقة واحدة: «توقيع إلكتروني» و«توقيع رقمي» و«توقيع معتمد» لها معانٍ مختلفة بحسب القانون والجهة والتطبيق. فإذا طُلب منك أحدها، فاسأل: هل يكفي توقيع مرسوم على الملف، أم المطلوب توقيع بشهادة رقمية؟
ما الذي يُظهره التوقيع المرئي، وما الذي لا يثبته
التوقيع المرئي سريع ومجاني، ويظهر في كل قارئ PDF، ويُطبع كما يبدو على الشاشة. لكنه من الناحية التقنية:
- لا يثبت من وضعه. صورة التوقيع يمكن نسخها من ملف إلى آخر، كما يمكن تصوير التوقيع الورقي.
- لا يكشف التعديل. إذا عدّل أحدٌ نص المستند بعد توقيعك، فلن يسجّل الملف ذلك، وتبقى صورة التوقيع في مكانها.
- لا يحمل تاريخًا يمكن التحقق منه. التاريخ المكتوب بجانبه مجرد نص آخر على الصفحة.
وهذا لا يجعله بلا فائدة: لكثير من المستندات يكفي توقيع يراه الجميع ويمكن طباعته. لكنه دليل بقدر ما تكون الصورة الموقّعة دليلًا، لا سجلًّا مختومًا يمكن التحقق منه.
ما الذي يضيفه التوقيع بشهادة رقمية
صُمّم التوقيع المعتمد ليجيب عن الأسئلة التي لا تجيب عنها الصورة:
- من وقّع: يرتبط التوقيع بشهادة تحمل اسم الموقّع، ويستطيع قارئ PDF التحقق منها لدى الجهة التي أصدرتها.
- هل تغيّر الملف: يغطي التوقيع محتوى الملف كما هو لحظة التوقيع. فإذا تغيّر بعد ذلك، ولو بحرف واحد، أظهر القارئ الذي يتحقق من التواقيع أن المستند تغيّر بعد توقيعه.
- متى وُقّع: إذا استُعمل ختم زمني موثوق، فالوقت يأتي من خدمة مستقلة لا من ساعة جهاز الموقّع.
ولهذا فأي تعديل بعد التوقيع المعتمد، حتى إضافة رقم صفحة أو توقيع مرئي آخر، يُظهر أن الملف لم يعد كما وُقّع. فإذا احتاج مستند إلى النوعين معًا، فضع التوقيع المرئي والبيانات أولًا، ثم التوقيع المعتمد في النهاية.
كيف تعرف أيّ النوعين في الملف
الصفحة وحدها لا تكفي، فقد يبدو التوقيع المرسوم والجزء الظاهر من التوقيع المعتمد متطابقين.
- افتح الملف في قارئ يتحقق من التواقيع، مثل Adobe Acrobat Reader المجاني. إن كان في الملف توقيع معتمد، ظهر شريط أعلى الصفحة يذكر حالة التواقيع، وتعرض لوحة التواقيع اسم الموقّع وهل تغيّر الملف بعد التوقيع.
- اضغط على التوقيع في الصفحة. التوقيع المعتمد يفتح نافذة بتفاصيل الشهادة، أما الصورة فلا يحدث عند الضغط عليها شيء، أو تُحدَّد كأي صورة.
- لا تعتمد على عارض PDF في المتصفح لهذا الغرض، فكثير منها يعرض التواقيع دون التحقق منها.
وضع توقيع مرئي على مستندك
للحالات اليومية، تضع أداة توقيع ملف PDF المجانية توقيعًا مرئيًا على أي صفحة، ويبقى الملف على جهازك طوال الوقت.
- افتح توقيع ملف PDF واختر ملفك.
- اضغط إضافة توقيع، ثم اختر رسم لترسمه بإصبعك أو بالفأرة، أو كتابة لتكتب اسمك بخط يشبه خط اليد، أو رفع صورة لصورة توقيعك على ورقة بيضاء، وتُزال الخلفية البيضاء تلقائيًا.
- اضغط وضعه على الصفحة، ثم اسحبه إلى سطر التوقيع، وغيّر حجمه من المقابض في الأركان.
- استعمل إضافة التاريخ أو إضافة الأحرف الأولى إن طلبها المستند.
- اضغط حفظ الملف الموقَّع ونزّل ملفك.
وإذا كان في المستند حقول عبّأتها أو ملاحظات، فيمكنك تثبيتها في الصفحة بأداة منع تعديل ملف PDF، فلا تعود قابلة للتغيير بمجرد الضغط على الحقل. لكن انتبه: هذا التثبيت (ويُسمّى التسطيح) يجعل الصفحة تبدو نهائية، ولا يجعلها مختومة؛ فمن يملك برنامج تحرير يستطيع تغييرها دون أن يُسجَّل ذلك. التوقيع المعتمد وحده يسجّل التغيير.
ولا يصدر موقع PDFSahl شهادات رقمية ولا ينشئ تواقيع معتمدة، بل يضع تواقيع مرئية فقط، وتذكر صفحة الأداة ذلك صراحة.
إذا وصلك ملف موقّع توقيعًا معتمدًا
- احتفظ بالأصل كما هو. أي أداة تكتب نسخة جديدة من الملف، ومنها أدواتنا، تجعل القارئ يُظهر التوقيع السابق غير صالح، لأن الملف لم يعد هو ما وُقّع. أرسل الأصل عندما يحتاج أحد إلى التحقق من التوقيع.
- لا تعدّل مستندًا أصدرته جهة أخرى. إذا وجدت فيه خطأ، فاطلب من الجهة التي أصدرته نسخة مصحّحة.
- قارن النسخ إن وصلتك نسخة معدّلة. أداة مقارنة ملفين PDF تُظهر الكلمات التي أُضيفت أو حُذفت بين النسختين قبل أن توقّع الجديدة.
اسأل الجهة المستلمة قبل التوقيع
الفرق التقني نصف السؤال فقط؛ والنصف الآخر هو ما تقبله الجهة التي ستستلم ملفك، وهذا يختلف بين البلدان والقطاعات، بل بين إدارات الجهة الواحدة. فقبل توقيع أي مستند مهم، كعقد أو نموذج مالي أو معاملة رسمية، اسألها مباشرة:
- هل تقبل توقيعًا مرسومًا أو مكتوبًا على ملف PDF، أم تحتاج إلى توقيع بشهادة رقمية؟
- إن كانت تحتاج إلى توقيع معتمد، فأي شهادة تقبل، وهل توفّر منصة للتوقيع عليها؟
- هل تحتاج أيضًا إلى الأصل الورقي، أو إلى شاهد، أو إلى التوقيع حضوريًا؟
جوابها هو الذي يحدد ما تحتاج إليه. وللاطلاع على شرح عملي لوضع التوقيع من الهاتف، راجع دليل التوقيع على الملفات من الجوال.
أسئلة شائعة
هل التوقيع المرسوم هو نفسه التوقيع الإلكتروني؟
يتوقف ذلك على من يستعمل الكلمة. كثيرون يسمّون أي توقيع على الشاشة «إلكترونيًا»، بينما تعرّف القوانين والمنصات المصطلح بطرقها الخاصة. اسأل الجهة المستلمة عمّا تحتاج إليه، مستعملًا الوصفين الواردين في هذا الدليل.
هل أعرف إن عدّل أحدٌ الملف بعد أن وقّعته توقيعًا مرئيًا؟
لا، ليس من الملف نفسه. احتفظ بنسخة مما أرسلته، وقارنها بأي نسخة تصلك لاحقًا.
هل التسطيح يمنع التلاعب بالملف؟
لا. التسطيح يثبّت الحقول والملاحظات في الصفحة، لكن الصفحة نفسها يمكن تعديلها، ولا يسجّل الملف ذلك.
هل يُرفع ملفي عند التوقيع هنا؟
لا. يوضع التوقيع داخل متصفحك، ولا يغادر المستند جهازك.