إذا رفض موقع التقديم ملفك لأنه أكبر من الحجم المسموح، فالسبب في الغالب صور كبيرة داخل الملف: صفحات ممسوحة بالجوال أو بالماسح، أو صور التُقطت بدقة عالية. صغّر هذه الصور، وحدّد الحجم المطلوب (أقل من 1 ميجا أو 2 ميجا مثلًا)، ثم افتح الملف الجديد وتأكد أن كتابته ما زالت مقروءة قبل رفعه.
باختصار: حدّد الحد الذي يطلبه الموقع، واختر أداة تصغّر الصور داخل الملف حتى تنزل تحته، واحتفظ بالأصل. وإن بقي الملف كبيرًا فاحذف الصفحات الزائدة أو قسّمه إلى ملفين.
لماذا تضع المواقع حدًا للحجم؟
مواقع التقديم على الوظائف والجامعات والبوابات الحكومية تستقبل آلاف الملفات كل يوم، فتضع حدًا لكل ملف حتى يبقى الرفع سريعًا على الشبكات البطيئة، ولا تمتلئ خوادمها، ويستطيع الموظف فتح الملف بسرعة. والحد يختلف من موقع إلى آخر: بعضها يقبل 1 ميجا فقط لكل مستند، وبعضها 2 أو 5 ميجا. لذلك اقرأ التعليمات بجانب زر الرفع أولًا، فهي تذكر الحد والصيغة المقبولة عادةً.
ما الذي يكبّر ملف PDF فعلًا؟
- الصفحات الممسوحة والصور: كل صفحة ممسوحة هي صورة كاملة للصفحة. وصورة واحدة من كاميرا جوال حديث قد تكون عدة ميجابايت، فيصبح ملف من خمس صفحات أكبر من 10 ميجا بسهولة.
- الصور داخل التقارير: صور المنتجات والشهادات والشعارات المحفوظة بدقة أعلى من حاجة الصفحة.
- النص والخطوط: نادرًا ما تكون هي السبب. ملف من عشرين صفحة مكتوبة في Word قد لا يتجاوز بضع مئات من الكيلوبايت.
لهذا لا يتغير حجم الملف النصي كثيرًا عند ضغطه، بينما ينخفض حجم الملف الممسوح كثيرًا. الأداة الجيدة تصغّر الصور فقط، وتترك النص والخطوط والروابط كما هي.
الطريقة الأولى: حدّد الحجم المطلوب وصغّر الملف في المتصفح
أداة ضغط ملف PDF تعمل في المتصفح على الجوال أو الكمبيوتر، والملف لا يغادر جهازك:
- افتح ضغط ملف PDF واضغط اختر ملف PDF.
- في طريقة الضغط اختر أقل من حجم معيّن.
- اختر أقل من 1 ميجا أو أقل من 2 ميجا أو أقل من 5 ميجا، أو اكتب حدًا آخر في حجم آخر.
- اضغط ضغط ملف PDF، وانتظر حتى تظهر عبارة ملفك المضغوط جاهز.
- ستجد تحتها الحجم قبل الضغط وبعده، ثم اضغط تنزيل PDF.
هذه الخطوات نفسها هي ما يبحث عنه كثيرون باسم «تصغير حجم ملف PDF إلى 1 ميجا بايت» أو «ضغط حجم ملف PDF»: الأداة تجرب مستويات الضغط وتحتفظ بأفضل نتيجة تحت الحد الذي اخترته.
جرّبنا ذلك على ملف تجريبي من ثلاث صفحات ممسوحة بجودة كاميرا الجوال، حجمه 10.3 ميجابايت، فصار 478.4 كيلوبايت، أي أقل من 1 ميجا، بمستوى «موصى به». النتيجة تختلف من ملف لآخر، فالملف الممسوح يصغر كثيرًا، والملف النصي يصغر قليلًا.
قبل أن ترفع الملف
- كبّر أصغر خط في الملف وتأكد أنه ما زال مقروءًا، خاصة الأرقام في الهوية والشهادات.
- احتفظ بالملف الأصلي، فالصور في الملف الجديد أقل تفصيلًا.
- انتبه لطريقة حساب الميجابايت: بعض المواقع تحسب الميجا بطريقة أدق من غيرها، والأداة تحسبه بدقة فيناسب الملف أي موقع.
إن أردت التحكم في الجودة بنفسك
اختر اختيار المستوى بدلًا من الحجم: جودة عالية يحتفظ بتفاصيل أكثر ويصغّر أقل، وموصى به يناسب معظم الملفات، وأقصى ضغط يعطي أصغر ملف لكن قد يبدو الخط الصغير خشنًا.
إذا لم يكفِ الضغط
بعض الملفات تبقى أكبر من الحد حتى بعد أقصى ضغط، وغالبًا لأنها كثيرة الصفحات. هذه البدائل بالترتيب:
- احذف ما لا يطلبه الموقع: صفحات الغلاف والصفحات الفارغة والنسخ المكررة. كل صفحة ممسوحة تحذفها توفّر حجمًا كبيرًا.
- قسّم الملف: إذا كان الموقع يسمح برفع أكثر من ملف، استخدم تقسيم ملف PDF واختر حسب الحجم، ثم اكتب الحد في أكبر حجم لكل ملف (ميجابايت). تبقى كل صفحة كاملة، ولا تُقسم صفحة إلى نصفين.
- أعد المسح بجودة أقل: في تطبيق المسح أو جهاز الماسح، اختر دقة أقل أو الأبيض والأسود للمستندات المكتوبة، فهذا يصغّر الملف من البداية.
- صغّر الصور قبل جمعها في ملف: إن كنت ستصنع الملف من صور الجوال، فصغّر كل صورة أولًا بأداة تصغير حجم الصورة، ثم اجمعها في ملف واحد كما يشرح دليل جمع صور المستندات في ملف PDF واحد.
حل أخير، مع تحذير: بعض الناس يحوّلون صفحات الملف إلى صور بدقة منخفضة ثم يجمعونها في ملف جديد. قد يصغر الملف، لكن النص يصبح صورة فلا يمكن البحث فيه أو نسخه، وقد يرفض بعض الأنظمة الملف لأنه لا يجد فيه نصًا. استخدمه للمستندات الممسوحة فقط، وبعد أن تجرب الطرق السابقة.
طرق أخرى على الكمبيوتر
- على ماك: يستطيع تطبيق «معاينة» تصغير ملف PDF من ملف > تصدير ثم اختيار Reduce File Size من قائمة Quartz Filter (بأسمائها في الواجهة الإنجليزية)، كما يشرح دليل Apple، الذي ينبّه إلى أن الجودة قد تنخفض. (Apple: تصغير حجم ملف PDF في معاينة)
- من Word: عند حفظ المستند بصيغة PDF، يذكر دليل Microsoft خيار Minimum size (publishing online) (باسمه في الواجهة الإنجليزية) حين يكون حجم الملف أهم من جودة الطباعة. (Microsoft: الحفظ بصيغة PDF) وهذا يفيد إذا كان المستند الأصلي عندك، لا إذا وصلك ملف PDF جاهز.
- مواقع الضغط الأخرى: كثير منها يرفع ملفك إلى خوادمه، فانتبه قبل أن ترفع إليها هويتك أو كشف حسابك.
حدود يجب أن تعرفها
- لا أحد يضمن حجمًا معيّنًا لكل ملف. إن كان الملف نصيًا في الأصل فقد لا يصغر كثيرًا مهما ضغطته.
- الملف المحمي بكلمة مرور لا يمكن ضغطه حتى تُزال الحماية.
- الضغط يقلل تفاصيل الصور، فلا تستخدمه للصور التي ستُطبع بحجم كبير.
- بعض المواقع تشترط صيغة أو عدد صفحات معيّنًا، فاقرأ التعليمات كلها، لا الحجم فقط.
أسئلة شائعة
كيف أعرف حجم ملفي الآن؟ على الكمبيوتر انقر على الملف بزر الفأرة الأيمن واختر الخصائص. وفي أداة الضغط يظهر الحجم مباشرة بعد اختيار الملف.
ما طريقة ضغط ملف PDF بالجوال؟ افتح الأداة في Safari أو Chrome، واختر الملف من «الملفات» أو التنزيلات، ثم اتبع الخطوات نفسها. وهي تعمل أيضًا مع ملف بي دي اف ممسوح بكاميرا الجوال.
كيف أصغّر حجم ملف PDF في الآيفون؟ افتح الأداة في Safari واضغط لاختيار الملف، فيفتح الآيفون تطبيق «الملفات»، ومنه تصل إلى مجلد «التنزيلات» أو إلى iCloud Drive. بعد الضغط يحفظ Safari الملف الجديد عادةً في «التنزيلات» داخل تطبيق «الملفات»، ومن هناك ترفعه إلى الموقع.
هل يمكن تصغير حجم ملف PDF بدون برامج؟ نعم. الأداة تعمل في المتصفح، فلا تحتاج إلى تثبيت برنامج أو تطبيق، ولا يُرفع ملفك إلى أي خادم.
كيف أصغّر الملف إلى 400 كيلوبايت أو أقل؟ اختر حجم آخر واكتب 0.4 في خانة أقل من، أي 0.4 ميجابايت. إن كان الملف ممسوحًا من عدة صفحات فقد لا يصل إلى هذا الحد، فاحذف الصفحات الزائدة أو قسّمه.
لماذا صغر ملفي قليلًا فقط؟ لأن معظمه نص وخطوط، وهي مخزنة بحجم صغير أصلًا. الضغط يصغّر الصور، فإن لم توجد صور كثيرة فالمكسب قليل.
هل يقبل الموقع الملف بعد الضغط؟ يبقى ملف PDF عاديًا بالصفحات نفسها، فيقبله أي موقع يقبل PDF، بشرط أن يكون تحت الحد وأن تكون كتابته واضحة.